学習コラム

【初心者経理】請求書と領収書の作成方法、伝票入力のポイントまでご紹介!

2022/03/22
この記事の目次

こんにちは。

突然ですが、皆さんの中に、次のような方はいらっしゃらないでしょうか。

新卒で経理に配属されたけど、業務内容がわからない。

新入社員A子さん

営業職から経理職に配属されたため、経理業務を学びたい。

元営業職B男さん

このコラムは、このような方々に向けて書いています。

「急遽、請求書や領収書を作成することになったけど、どのように作れば良いかわからない」「経理業務のイメージがつかない」という悩みを持つ方も多いと思います。

今回は請求書と領収書の作成方法についてご説明するので、このような悩みが少しでも解消できると思います。

また、同様の内容が動画版でもご覧いただけます(ご登録はこちら)。

動画版は、会計士YouTuberくろい先生がより楽しさを重視して分かりやすく解説しています。

ただ、動画版は30分程度かかるので「時間がない」「自分のペースでガンガン進めたい」という人にはコラム版をおすすめします。

〈目次〉

1.請求書の作成

  ① 必要記載事項の確認

  ② 発行タイミングの決定

  ③ 発行までの業務フロー

2.領収書の作成

  ① 必要記載事項の確認

  ② 領収書の発行義務

3.伝票入力

  ① 伝票の種類

  ② 4つのポイント

4.最後に

1.請求書の作成

はじめに、請求書とは、取引先に代金の支払いを請求するための書類のことです。

作成する上で、次の3つのポイントがあります。

①必要記載事項の確認

②発行タイミングの決定

③発行までの業務フロー

それぞれを以降で見ていきましょう。

 ① 必要記載事項の確認

次の9つが必要記載事項です。

① 請求書の発行元

② 自社情報(あれば尚可:社印)

③ 請求内容 

④ 請求金額(税込or税抜) 

⑤ 請求書の発行日付 

⑥ 支払期限 

⑦ 振込先 

⑧ 振込手数料の負担 

⑨ 請求番号

なお、②には請求先の負担を軽くするためにも、担当者名や所属部門まで書くと親切です。

📍POINT

記載事項を誤ってしまうと、他の会社に情報が流出してしまったり請求金額が間違ってしまったりするため注意が必要です。

 ② 発行日と発行タイミングの決定

そもそも、請求書にはなぜ発行日を書く必要があるのでしょうか?

それは請求書の発行日が取引先の債務確定日となるためです。なので、原則記載が必要になります。

取引先が請求内容を明確に把握するためにも、請求書は「いつの、何に対する、請求なのか」を明確に記載しなければなりません。

※支払条件などについて契約書で厳密に決められている場合は、例外的に請求書の発行日を取引先に委ねることがあります。とはいえ、このような取り扱いは稀であるため、一般的には請求書に発行日を記載すると覚えましょう。

📍発行日の決め方

請求書の発効日は、請求書を作成した日ではなく、取引先の締め日に合わせて決まるのが一般的です。

なお、取引先の締め日や支払い日は、会社の資金繰りのために予め決められていることが多いので、取引前に確認しておきましょう。

発行日は、取引先の入金に影響を与える重要な情報のため、取引先とコミュニケーションを取って決定するようにしましょう。

📍発行するタイミングの決め方

請求書を発行する取引のタイプは、次の3種類に分けられます。

なお、請負契約は工期が長い建設やソフトウェアの開発などです。

工期が長いので、請負人の資金繰りを考慮して分割払いすることが多いです。

③ 発行までの業務フロー

発行までには次の3つのSTEPがあります。

STEP1:請求書の作成

STEP2:請求書の承認

STEP3:請求書の発送

請求書の作成には、①営業担当者が作成する②経理担当者のあなたが作成する、の2つの場合があります。

①の営業者が作成した場合は、営業部門・経理部門の責任者経理担当者のあなたが承認を行うことになります。

一方、②の経理担当者のあなたが作成した場合は、営業部門・経理部門の責任者の承認が必要となります。請求書は相互にチェックを行い、ミスなく作成できるようにしましょう。

📍POINT

請求書を誰がどのように作成するのか、また作成した請求書を誰が承認するのか、請求書をどういった形式で発送するのかがとても重要になります。

2.領収書の作成

次は、領収書の作成について説明します。

はじめに、領収書とは、代金を受け取ったことを証明するための書類です。

① 必要記載事項の確認

【領収書の記載事項】

①宛名

②日付

③但し書き

④金額の内訳

⑤発行者

⑥収入印紙

⚠️注意するべきポイント

①宛名

基本的には、支払う人や企業の名前を記載します。

例外的に、特定の業種(小売業や飲食業、旅客運送業など)では「上様」と記載することが法律上認められていますが、「上様」と記載された領収書は、税務調査においてあまり印象が良くないので、注意が必要です。

④金額の内訳

金額の記載方法には、注意すべきポイントが3つあります。

ポイント1.  先頭に「¥」又は「金」を書く

ポイント2. 3桁ごとにカンマで区切る

ポイント3. 金額の最後に「※」「-」「也」を書く

ポイント3は、「0」を増やして精算するなどの金額の改ざんを防止するために行います。

また、金額の内訳を税抜額と消費税に分けて記載することも重要です。なぜなら、税抜きで5万円を超える領収書は収入印紙が必要となるからです。収入印紙の有無を間違えることがないように、金額の内訳を忘れずに記載しましょう。

⑥収入印紙

税抜き5万円以上の領収書は、印紙税がかかるため、収入印紙を貼る必要があります。

なお、収入印紙とは、印紙税法で定められた課税文書に対する印紙税を支払うために発行される証票です。印紙税は領収書を発行する側が負担します。

また、収入印紙の再利用を防止するために消印を押すことを忘れないようにしましょう。

② 領収書の発行義務

法律上、領収書の発行義務が規定されていますが、代金の受け取り方によって発行義務が異なります

現金、銀行振込、クレジットカードの3つで異なるので見てみましょう。

特にクレジットカードの場合、領収書の作成義務がないため印紙も不要なことに注意が必要です。

📍POINT

なお、銀行振込の場合「銀行明細」で代用されることが多いのですが、法律上は「領収書の発行」義務があるため相手が求めてきたら、発行しなければいけません。

3.伝票入力

次は、伝票入力についてです。

伝票入力とは、日々の取引を仕訳として表現し、会計システムに入力することです。

伝票入力は、データの正確性が重要になります。そのため、データの入力者と承認者を決め、権限管理を行えるようにしましょう。

① 伝票の種類(入金、出金、振替の説明)

伝票には、次の3つの種類があります。

◆入金伝票

→取引先から現金を受け取ったときに利用する。現金に対応する勘定科目と金額のみ記載。

◆出金伝票

→取引先に現金を支払ったときに利用する。現金に対応する勘定科目と金額のみ記載。

◆振替伝票

→現金以外のすべての取引を行った時に利用する。仕訳のように、取引に関係する勘定科目と金額をすべて記載。

この3つの伝票をもとに、各種帳簿(現金出入帳など)を作成します。

② 4つのポイント

伝票入力のポイントは以下の4つです。

◆取引の発生の都度入力

→請求書発行/受領・入出金・小切手振出/受領など、取引の発生の都度入力することが大切です。

◆税込処理or税抜処理

→自社がどちらで処理するのかを理解することが大切です。

◆仕訳入力画面の確認

→会計システムの仕訳入力画面の基本的な用語を押さえることが大切です。

◆入力項目のチェック

→日付・金額の入力漏れは会計ソフトが自動チェックすること、取引先名・取引内容(摘要)は必ず記載すること、摘要の記載内容は統一することが大切です。

📍POINT

なお、税込処理とするか税抜処理とするかはそれぞれメリットデメリットがあるので、以下をご参考に決めることをお勧めいたします。

4.最後に

いかがでしたか。

請求書と領収書の作成、伝票入力について理解は深まりましたか。

百聞は一見にしかずですので、実践あるのみです。

このコラムは、 実務コース 経理実務コース  0 日次業務 - 請求書と領収書の作成、伝票入力を元に作成しています(ご登録はこちら)。

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