基幹業務を一元化し、総合的にマネジメントできるERPを導入する企業が増えています。
便利なシステムですが、ただ導入しても業務の効率化や経営層が求めている資料を作れるわけではありません。
ERPとは何なのか、導入するメリットやデメリット、導入までの流れなどを解説します。
目次
ERPとは？
ERPはEnterprise Resources Planning（企業資源計画）の略です。
生産管理の手法MRP（Material Resource Planning）を、経営の効率化に応用したもので、総合基幹業務システムと呼ばれることもあります。
企業を経営する資源要素であるヒト・モノ・カネ・情報を、どのように上手に活用していくか考え、計画する意味を持っています。
ERPが日本で注目されるようになったのは2000年代。
海外に事業を展開する企業が増え、離れていてもリアルタイムで経営状況を把握するために普及し始めました。
ERPが必要となる理由
会計・人事・生産・物流・販売などの基幹業務は、それぞれ必要な情報や処理方法が違うため別々に管理されてきましたが、企業の経営にはすべてがリンクしています。
最終的には会計業務に集約されますが、それぞれの過程を経て反映されるため、ミスが起こりやすく、余計な時間もかかるものでした。
効率的に管理していくには、会計・人事・生産・物流・販売などの基幹業務の情報を一元化するERPが必要です。
ERPと基幹システムとの違い
基幹システムとは、各部門が主要業務を行うために必要なシステムのことです。基幹系システムやバックオフィス系システムと呼ばれることもあります。
一方のERPは、会計・人事・生産・物流・販売などの基幹業務の情報を一元化したものです。
ERPはタイムリーに経営状況が把握でき、迅速な経営判断ができる優れものといえるでしょう。
ERPの主な機能
財務管理や給与管理、生産管理・在庫管理・販売管理・顧客管理などの基幹情報を集約し、分析を容易にしてくれるのがERPの主な機能です。
集計や分析が自動化されることで、手作業で行っていた業務を省くことができ、業務の効率化や標準化が可能です。
また、一元管理すれば不正の防止、ガバナンスの強化につながります。
ERPの種類と特徴
近年ERPは多様化しており、システムの導入形態はクラウド型ERPとオンプレミス型ERPに分けられます。
また、設計はパッケージ型ERPとフルスクラッチ型ERPに分類されます。
それぞれの特徴を確認しましょう。
クラウド型ERP
クラウド型ERPとは、クラウド上で企業の情報を一元管理できるシステムです。
テレワークやビジネスのグローバル化に伴い、導入する企業が増えています。
インターネット環境が整っていればどこからでもアクセスでき、自社でインフラを準備しなくてもいいため、コスト削減やスムーズな導入が可能です。
オンプレミス型ERP
オンプレミス型ERPとは、自社でサーバーやネットワークを準備して情報を一元管理する方法です。
クラウド型に比べるとコストや時間はかかりますが、機密性に長けており自社に合うようにカスタマイズできるメリットがあります。
パッケージ型ERP
パッケージ型ERPは、一般的に必要とされている機能がすでにそろっているため、コストが少なく開発期間が短く済むことが特徴です。
しかし、カスタマイズが難しく、機能をプラスしたい場合は対応できないことがあります。
自社独特の業務が多い場合は注意してください。
カスタマイズは厳しくともERP導入に伴い、自社の業務をパッケージに合わせてみるという方法もあります。
無駄な業務が省かれて、効率化につながるかもしれません。
フルスクラッチ型ERP
フルスクラッチ型ERPは、自社に合わせたシステムが構築できるオーダーメイドのERPです。
ERPはドイツで始まったため、日本企業の独自のルールに合わないパッケージ型もありますが、フルスクラッチ型であればオリジナルで作れるため心配いりません。
ただし、設計から行わなくてはならないため、コストと開発期間が多くかかるのはデメリットです。
ERPを導入するメリット
ERPの導入は、情報が一元化されることで業務の効率化につながり、タイムリーに情報を得られ、デメリットよりもメリットのほうが多いです。
業務を見直すことで人手不足の解消、タイムリーな経営判断により資金繰りの改善なども見込めることでしょう。
まずはERPを導入するメリットを具体的に見ていきましょう。
情報を一元管理できるようになる
会計・人事・生産・物流・販売の業務をさまざまなシステムで管理し、あとから集計・分析をするのは時間がかかります。
ERPを導入すれば、情報の一元管理ができ、業務が効率化できるので少ない人数で運用できることから人的ミスが減り、集計・分析にかかる時間が短縮できます。
いち早く集めた情報はリアルタイムで経営層に伝わり、経営判断を迅速に行うことが可能です。
経営状況を可視化できる
集計や分析に時間がかかり正確な情報を得られないのは、経営判断に遅れが生じます。
ERPを導入すると、経営状況の可視化がタイムリーに行えるため、経営層は正確な判断ができ、意思決定もスムーズに進むことでしょう。
業務効率を向上できる
ERPで情報を一元化すると重複処理や漏れなどを回避でき、業務効率化にも役に立ちます。
また、ERPを導入すると1つのシステムに集約できるため、複数のシステムを覚える必要がなく、同じ内容を繰り返し入力しなくてはならない手間も省けます。
部署の異動があっても同じシステムであれば、仕事の内容は違ってもシステムの使用方法は分かるので、早く業務を覚えられ社員の負担も減ります。
ERPを導入するデメリット
メリットの多いERPの導入ですが、少なからずデメリットもあります。
導入コストがかかることは避けられず、今まで行ってきた業務フローを見直さなくてはなりません。
メリットだけではなく、デメリットも把握しておきましょう。
導入コストがかかる
比較的コストがかからないクラウド型ERPでも、導入コストはゼロではありません。
初期費用だけでも数百万円が相場といわれています。
導入後も、システムの改善や保守費用などに費用がかかることが見込まれるため、維持していくコストも考慮しましょう。
クラウド型ERPは、月額費用のみで導入できることもあるので、ランニングコストを抑えられます。
業務フローを見直す必要がある
ERP自体も多様化されていますが、自社にぴったりと合うシステムを探すのは困難です。
ERP導入だけが目的になると、業務の負荷が増える場合や自社の知りたい情報を得られない恐れもあります。
費用をかけて導入したにもかかわらず、業務の効率化ができないのは避けたいですよね。
そのため、自社に合うシステムを探すだけではなく業務フローの見直しを行いましょう。
ERPを選ぶ際のポイント
ERPにはシステムの導入形態や開発のほかにもさまざまな種類があります。
ERPを選ぶ際のポイントは、まず自社の課題を解決できるかを念頭に置き、機能や現在使用している管理ツールとの連携、セキュリティ対策を考えて選びましょう。
自社の課題を解決できるか
ERPにはさまざまな種類があります。
まずは自社の課題をよく考え導入目的を明確にし、解決に導いてくれるERPを選択しましょう。
業務に必要な機能があるか
どんなに優れていても業務に必要な機能がないERPでは正しい経営判断ができません。
同じくらいの規模の会社や同業種の導入事例を参考にしてみるといいでしょう。
たとえば、モノを売っている企業では在庫管理が必要になりますが、インターネットの運営などサービスを提供している場合は在庫を保有しません。
また、市場の変化や自社の組織変更などにより使用できなくなってしまうのは、コストをかけて構築したものが無駄になってしまいます。
機能の追加ができるかどうかも確認しておきましょう。
現在使用しているツールと連携できるか
現在全く基幹システムを導入していない企業はほとんどないでしょう。
そのため、ERPを導入する際は現在使用しているツールと連携できるかも重要なポイントです。
たとえば、現在使用している会計ソフトと連携が可能であれば、経理担当者はソフトを変更する必要がないので新しいシステムの使用方法を覚える必要がなく、集計・分析の時間が短縮できます。
セキュリティ対策は十分か
ERPは情報の一元管理ができますが、セキュリティが万全ではない場合、一気に企業の大切な情報が漏洩（ろうえい）する恐れがあります。
アクセス権限やログイン時のIDやパスワードを設定しましょう。
また、システムの製作をしてくれるベンダーとの信頼関係も重要です。
顧客情報や人事に関する情報など、社外に機密情報を預けることになるため、信頼できるベンダーを探しましょう。
ERPを導入する際の流れ
ERPを導入するには、まずは計画を立てることが大切です。
システムにくわしい人だけではなく、基幹系の業務を担当している人材を集めてプロジェクト化しましょう。
今までの業務の見直しや導入テストなども必要です。
ERPを導入する具体的な流れを確認しましょう。
ERPの導入目的や導入範囲を決める
まずはERPの導入目的や導入範囲を明確にします。
ERPを導入してどのような問題を解決したいのか具体的に決めることで、自社で必要な機能が把握できます。
導入目的や範囲が決まったら、プロジェクトの推進者を選出します。
ERPではさまざまな部門が関係してくるため、推進者は経営層に近く発言力のある人材を2名以上選ぶといいでしょう。
システムに詳しい人も必要ですが、各部署の業務担当者もプロジェクトメンバーに加え、より細かい業務内容を把握できるようにしてください。
ERPに必要な機能や仕様を決める
プロジェクトメンバーが決まったら、具体的に必要な機能や仕様を決めていきましょう。
現在どのようなツールを使って管理を行っているのか、業務の棚卸を行います。
自社に合ったERPを導入するには、業務を細かく把握することが大切です。
棚卸後は、どこまでERPでカバーしていくのか検討します。
導入テストを行う
実際に運用する前に導入テストを行います。
従来のシステムを使用しながら、問題がないか慎重に確認していきましょう。
実際に導入する
導入システムで問題がなければ、実際に導入を開始します。
導入前にマニュアルの作成、社内説明会を開催するといいでしょう。
導入直後は社員から多くの問い合わせがあることが予測できるため、相談窓口などの体制も整えておくとスムーズです。
ERPの運用・保守を行う
ERPは導入してからも、機能の改善や保守が欠かせません。
本格的に使用してから、必要な機能が出てくることもあります。また、組織変更や経営方針によって新しい機能を求められることも。
導入したら終わりではなく、状況に応じてよりよいものを目指していきましょう。
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経理業務は全体像がわかればもっと効率的に！
経理の仕事は、伝票起票や経費精算など細かな日次業務が多く、全体像を見失いがちです。
その結果「何のためにこの業務をしているんだろう」とモチベーションの低下に繋がることもあります。
そのため、経理の仕事は特に、常に全体像を捉えながら進めていかなければなりません。
イメージとしては日々の仕事を「点」ではなく「線」として捉えること。
毎日の仕訳にしても、何となく取引金額を入力するのではなく、自社や取引先の財政状態や経営成績を念頭に置いたうえで入力することが大切です。
こうすることで、自社が取引先・借入先に対して、適切に支払いができるのか、あるいは取引先・貸付先から適切に入金が行われるのかを、仕訳と同時に予測できます。
極端な例ですが、こうした「意識的」な仕訳を繰り返すことで、会社の経営状況が見えてきて、黒字倒産を未然に防ぐといったことも。
また、全体像を把握できていると、業務の優先順位を自ずとつけられるようになるので、仕事のスピードがぐっとあがっていきます。
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CPAラーニングで経理の「基本」から「応用」まで丸わかり！
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なぜCPAラーニングで実務の「基本」から「応用」まで理解できるのか
実務のプロセスを「理解」する
CPAラーニングの講義では、受講者のみなさまが実務の要点を暗記するのではなく、理解できるように心がけています。
なぜなら、実務の要点を丸暗記するのではなく正しく理解することで、CPAラーニングの講義を通して学んだことを、自らの業務にも落とし込むことができるからです。
経理実務講座を例に挙げると、日次業務、月次業務、年次業務の流れをただ説明するだけではありません。
その業務をなぜそのタイミングで行うのか、その業務によってどの様な影響が会社にもたらされるのかという点についての説明に重きを置いています。
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まとめ
ERPを導入し情報が一元化されると、経営資源の管理を正確かつ迅速に行うことが可能です。
ただし、導入にはコストがかかり、自社オリジナルで製作する場合は開発に時間を要します。
ERPには種類があるので、業務フローの見直しを行い必要な機能を見極め、自社に合ったものを選びましょう。
ERPの導入は決して簡単なことではありませんが、会社経営に欠かせないものです。
よりよいERPとなるよう、導入後も機能の検討や市場の変化に対応できるシステムを構築していきましょう。
