日々発生する領収書やレシートは、放って置くと大量にため込んでしまいがちです。領収書を整理せずにいると、詳しい内容を忘れてしまう可能性も高く、後回しにするほど多大な労力がかかります。
本記事では、領収書の保管方法や保管期間を解説します。領収書の整理や保管をする際に押さえておきたいポイントも紹介します。
自社にマッチする領収書の保管方法を選び、効率的に取りかかれるよう、ぜひ参考にしてください。
目次
領収書は一定期間保管しておかなければならない
領収書は確定申告が終わったあとも、一定期間保管しておかなければいけません。領収書の保存義務は、法人の場合は法人税法*1、個人事業主の場合は所得税法*2で定められています。
また、領収書は取引実態を証明する証憑のため、税務調査が入ったときに提出を求められる代表的な書類です。そのため、求めに応じてすぐに取り出せるよう適切に、保管しておく必要があります。
*1参考：e-Gov法令検索 法人税法施行規則第67条の2（帳簿書類の整理保存等）
*2参考：e-Gov法令検索 所得税法施行規則第63条（帳簿書類の整理保存等）
領収書の保管期間
領収書の保管期間は、法人で7年です。個人事業主の場合は、青色申告事業者で7年、白色申告事業者で5年と定められています。ただし、例外もあります。詳細は、後述する領収書の保存期間についてで説明しています。詳しい内容はそちらを参照してください。
領収書を保管する方法
領収書の保管方法は、法律で具体的に定められているわけではありません。
保管されていればどのような方法でもよいといえますが、すぐに取り出せるよう適切に保管しておくことが望ましいです。税務調査で領収書がすぐに取り出せずに開示を拒否したとみなされてしまった場合、罰金が科される恐れがあるからです。
領収書は取引の証拠書類であり、二重支払いを防止する効果もあります。常日頃から分かりやすく保管管理しておくことが重要です。
ここでは、領収書の4つの保管方法を解説します。
封筒に入れておく
一つ目は、領収書を封筒に入れて保管する方法です。
作業手順
- 領収書を月別*に分類し、封筒に入れる
- 中身が出ないように、封筒の口を付属のひもやホチキス等で留める
- 封筒に、使用月や用途をメモ書きしておく
- 封筒はキャビネット等の所定の位置にまとめて保管する
*領収書の分類方法は、現金やクレジットカードなど支払い手段別に分けるやり方もあります。
例：月別＆支払い手段別に封筒に保管するケース
画像：CPAラーニング作成
感熱紙を使用したレシートは、印字された文字が消えやすい特徴があります。封筒保管のメリットは、光や湿度の影響を受けにくく印字された文字がきれいに長持ちすることです。封筒に入れるだけで作業の手間がかかりません。
ただし、税務調査などの際には、封筒から取り出して調べる必要があるため、検索の即時性はありません。
ノートに貼っておく
二つ目は、ノートに貼っておく方法です。
領収書をノートに貼ることで一カ所にまとめて管理でき、持ち運びもスムーズです。封筒のように出し入れする必要がなく、ノートをぺらぺらとめくるだけで支払の流れがわかります。
さらに、ノートに日付や利用目的などの情報をメモしておけば、後で見返すときも検索がスムーズです。
ファイルに入れて保管しておく
三つめは、領収書をファイルに入れて保管しておく方法です。
画像：CPAラーニング作成
領収書のサイズを問わず、プリントアウトしたA4サイズの領収書も折り曲げずに保管ができます。
書類の入れ替えが容易で、領収書の提出の遅れなど後から追加で発生しても日付順の所定の場所に差し込めて順番を崩しません。仕切りでカテゴリーごとに分類でき、柔軟性の高い保管管理が可能です。
ファイルには複数の種類がありますが、いろいろな種類を使うと保管管理の煩雑さを招きます。ここでは、会社の実務で使用される代表的なファイルを3つ紹介します。
| クリアポケット型ファイル | リングファイル | フラットファイル |
| 透明なポケット状のファイルに書類を差し入れて使用できるファイル 領収書をそのままファイルに入れるだけで保管できる | 金属製のリングで、領収書を貼った紙にパンチで穴を開けてつづるタイプのファイル 書類の出し入れが容易で閲覧しやすいのが特徴 | 2本の閉じ足と綴り具で書類をつづる紙や樹脂でできたファイル 他の2つのファイルに比べてコストがかからない |
ファイルは、自社の用途にあったものを選択しましょう。
電子データ保存しておく
四つ目は、領収書を複合機やスマホで読み込み、電子データとして保管する方法です。
昨今、電子帳簿保存法により、領収書の電子保存ができるようになりました。新型コロナウイルスの影響で書類のやり取りが郵送からメールなどのインターネット経由に変わり、EC市場の拡大から、領収書をダウンロード発行する取引も増えています。
ただし、領収書の電子化は、ただ電子保存すればいいものではなく、電子帳簿保存法の保存要件を満たす必要があります。詳細は、後述する電子帳簿保存法の要件を満たそうで説明しています。詳しい内容はそちらを参照してください。
領収書を保管する際のポイント
領収書は5年から7年の長期保管が必要です。税務調査での求めに応じ、すぐに必要な領収書を取り出すには、過去の領収書もパッと見てわかりやすい状態で保管する必要があります。
ここでは、領収書を長期的に保管する際に、押さえておきたいポイントを解説します。
ノートに貼る際にはテープではなくのりで貼る
領収書をノートに貼る際は、セロハンテープではなくのりを使いましょう。
セロハンテープは、温度や湿度の変化により収縮するため、約3〜4年で劣化するといわれています。そのため、領収書の保管期間満了前に剥がれ落ちて紛失する恐れがあります。
のりを使用すれば、領収書がノートにしっかりと固定されるため、領収書のズレや剥がれ落ちる心配は不要です。
のりの種類は液状のりやスティックのりではなくテープのりがおすすめです。のりのつけすぎや乾燥を待たずにスピーディーに貼り付けができます。
何に使用したか分かるようにしておく
領収書を保管する際には、領収書が何に使用されたかを分かりやすく表示しておくと便利です。
領収書の上部や横にメモを書くと、後から領収書を参照する際に何に関連するものかすぐにわかります。
たとえば、領収書の横に次の情報を記載します。
- 領収書の提出者（氏名など）
- 領収書の詳細（例：○○株式会社○○様 打ち合わせ飲食代）
- 勘定科目（科目別に貼付しない場合）
内容が詳しく記載されている経費精算書や領収書に該当する請求書、メールなどの取引履歴がある場合、一緒に保管することで詳細が分かりやすくなります。
日付が分かるようにしておく
領収書の保管にあたり、日付が分かるようにしておくことで、領収書を探しやすくなります。日付順にファイリングすると、探すときの手間が少なくてすむのでおすすめです。
例：日付順の領収書の保管方法
画像：CPAラーニング作成
特定の期間の経費を把握し、支出の傾向やパターンを分析する際にも、日付順に整理された領収書は有効です。予算との対比や月次・年次の経費レポート作成もスムーズに行えます。
会社で領収書はどのように保管すべき？
法人組織の場合、取引数が多く従業員の立替経費も発生するため、領収書も大量になりがちです。7年間分の保存スペースも十分に確保しておかなければなりません。
毎月、毎年、書類は着々と増えていきます。限られたスペースで領収書を保存するには、保存期間満了後にスムーズに廃棄を行う必要があります。
文書管理規程を定め、文書管理の社内ルールを明確化しておくことで、保管書類のスムーズな入れ替えができ、業務の効率化が図れるでしょう。
税務調査では悪質な隠蔽等が疑われなければ、直近3年分の調査が一般的です。
直近3年分はいつでも取り出せるよう手元に置いておき、4年目より以前の古い領収書は段ボールにしまい倉庫保管するなど分けて管理しましょう。分別管理により、保存期間を終了した領収書を速やかに廃棄できます。
領収書の保管期間について
領収書の保管期間は、法人の場合と個人事業主とでは異なります。個人事業主でも、青色申告事業者と白色申告事業者では保管期間が異なります。
それぞれ、詳しく解説します。
法人の場合は7年間
法人の場合、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が必要です。たとえば、提出期限が2023年5月31日の場合、2030年5月31日までが保存期間です。
ただし、青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）*が生じた場合や、青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた場合には、保存期間は10年間（2017年以前に欠損金が生じた事業年度は9年間）に延長されます。
会社法では帳簿の保存期間を10年と定めています。保存対象となるものは以下の2つです。
- 会計帳簿
- 事業に関する重要な資料
「事業に関する重要な資料」が具体的にどの資料なのかは、はっきりと定められていません。そのため、法人税法にしたがって7年間の保存を行います。
*青色繰越欠損金とは：青色申告をしている法人が赤字を出した場合、翌期以降の利益と相殺できる制度のこと
白色申告をした際には5年間
白色申告を行った個人事業主の場合、領収書の保管期間は5年です。保管の起算日は、確定申告の提出期限日の翌日です。
参考：国税庁 個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について
青色申告をした際には7年間
青色申告を行った個人事業主の場合、領収書の保管期間は7年です。ただし、前々年分の事業所得および不動産所得の金額が300万円以下の方は、5年に短縮されます。
保管の起算日は、確定申告の提出期限日の翌日です。
領収書は電子データで保存しておくと便利
電子帳簿保存法により、領収書を電子データで保存できるようになりました。
領収書は5年から7年と長い保存期間を要するため、紙での原本証憑保存より、電子データで保存する方がなにかと便利です。
ここでは、電子データ保存のメリットと、電子帳簿保存法の保存要件を解説します。
電子データ保存するメリット
電子データ保存の主なメリットは5つです。
1.収納スペース不要
紙での領収書保管は収納スペースを確保するためのコストがかかります。しかし、領収書の電子化により収納スペースが不要になり、大幅なコストカットが期待できます。
2.領収書の劣化がおきない
電子データ保存は、経年劣化による領収書の文字のかすれや変色など、劣化の心配がありません。
3.業務効率の向上
電子データであれば、古い領収書の情報を探すときに、倉庫に行って段ボールを開封し、大量のファイルの中からページを1枚1枚めくって探す労力が必要ありません。パソコンの検索機能などを利用して短時間で探せます。
4.テレワークが可能
電子データをメールなどで授受すればテレワークが可能です。領収書の処理のためだけに会社に行く必要はなくなります。
5.環境にやさしい
ペーパーレス化により、紙の使用コストも削減できます。紙の使用量が減ることで、森林伐採が回避されます。SDGs*の観点からも、ペーパーレス化を促進する電子データ保存は社会的意義が高いです。
*SDGsとは：「持続可能な開発目標（Sustainable Development Goals）」の略称。貧困の撲滅、教育の普及、ジェンダー平等、クリーンエネルギーの利用など、さまざまな分野で、より良い世界にし続けるために全世界の人が取り組むべき目標として17の項目が国連により採択されている
電子帳簿保存法の要件を満たそう
領収書の受領方法には、紙での受領とPDFなどの電子データを受領する2種類があります。
電子データで受領した場合は、そのまま電子保存ができ、紙で受領した領収書は、複合機やスマホで撮影して画像データにすれば電子保存が可能です。
電子帳簿保存法では、紙から電子データ化した領収書①と、もともと電子データで受領した領収書②では、保存要件が異なります。①電子データは「スキャナ保存制度」の保存要件に従い、②の電子データは「電子取引制度」の保存要件に従う必要があります。
電子帳簿保存法は、毎年のように改正が行われ、その都度電子データでの保存に認められる条件が変更されています。これから電子データでの保存を行う事業者は、最新の改正内容に基づいて保存を行なう必要があります。
ここでは、令和5（2023）年度税制改正以降の電子データの保存要件について解説します。
①スキャナ保存した領収書の保存要件
スキャナ保存は、データが書類から正しく作成されていることを目視で容易に確認できるよう、多くの保存要件が求められます。
領収書のスキャナ保存の保存要件
| 入力期間の制限 | 事務処理規程を定めているか否かで入力期間が異なる 定めている→領収書授受から7営業日以内定めていない→領収書授受から2カ月とおよそ7営業日以内 |
| 一定の解像度による読み取り | 解像度200dpi相当以上 |
| カラー画像による読み取り | 赤色、緑色、青色の階調がそれぞれ256階調以上(24ビットカラー) |
| タイムスタンプの付与 | 入力期間内にスキャナデータに付す |
| ヴァージョン管理 | 以下の2つ要件のいずれかを満たすシステムを使用する ①訂正、削除の事実と内容の確認等ができるシステム②訂正、削除を行えないシステム |
| 帳簿との相互関係性の確保 | スキャナデータとそのデータに関連する帳簿の記録事項との間で、相互にその関連性を確認できる |
| 見読可能装置等の備付け | 14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンター、操作説明書を備え付ける |
| 速やかに出力すること | 出力要件①整然とした形式であること②書類と同程度に明瞭③拡大または縮小して出力できる④4ポイントの大きさの文字を認識できる |
| システム概要書等の備付け | スキャナ保存するシステム等のシステム概要書、システム仕様書、操作説明書、スキャナ保存する手順や担当部署などを明らかにした書類を備え付ける |
| 検索機能の確保 | スキャナデータについて、次の要件による検索ができる① 取引年⽉日その他の日付、取引金額および取引先での検索② 日付または金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索③2以上の任意の記録項目を組み合わせての検索 ※ 税務職員からのダウンロードの求めに応じることが可能な場合は、②および③の要件は不要 |
出典：国税庁 電子帳簿保存法 はじめませんか、書類のスキャナ保存からCPAラーニング作成
②電子取引によって受け渡した領収書の保存要件
令和6（2024）年1月より、原則、領収書を電子データで受け渡した場合、電子データで保存する必要があります。
電子取引によって受け取った領収書データの保存要件は以下の3つです。
- データが改ざんされないよう改ざん防止措置を講じている
- 保存されたデータを「日付・金額・取引先」で検索できる
- ディスプレイやプリンター等を備え付けている
上記の保存要件を遵守するには、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入が一般的ですが、システム費⽤などをかけずに対応する方法もあります。
たとえば、1のデータ改ざん防止措置は、会社で改ざん防止のための事務処理規程を定め、それを遵守することで措置を講じます。改ざん防止のための事務処理規程のサンプルは、国税庁のサイトに掲載されています。
参考：国税庁 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word/16KB）
2の検索要件を満たすためには、専⽤のシステムを導入しなくても、以下のいずれかの方法で対応できます。
- 表計算ソフト等で索引簿を作成する
- データのファイル名には規則的な名前を付す
画像出典：国税庁 電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください
索引簿のサンプルは、国税庁のサイトに掲載されています。
電子取引による領収書は、令和6（2024）年1月以降、原則紙での出力が禁止されます。しかし、令和5年度改正では新たな猶予措置として、以下の要件を満たす場合、令和6（2024）年1月以降も紙保存が認められることになりました。
- 保存要件にしたがって保存することができない相当の理由があると納税地の税務署長に認められること
- 税務調査の際に領収書の電子データをダウンロードできるようにしておくこと
- 出力書面を適切に保存し、税務調査の際には提示できるようにしておくこと
新たな猶予措置が設けられたとはいえ、電子データ化の流れは世界的に進んでいます。社会変化に伴い、猶予措置が終了する流れも考えられるため、電子データ保存への対応は今後も必要です。
電子帳簿保存法の改正情報は随時チェックしていきましょう。
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まとめ
領収書の保管方法は、どのような発生方法でどれくらい発生するかによって自社にマッチした方法を選ぶことが大切です。
ただし、昨今は電子帳簿保存法により、紙の原本証憑の保存から電子データ保存への流れが急速に加速しています。今後は、電子データ保存による保管方法が主流となることは想像に難くないでしょう。
法令遵守の知識を身に付けて、適切な領収書の保管を行っていきましょう。
