領収書はどのような取引が行われたかを示す重要な書類です。
領収書がない取引は、どのような取引が行われたのかが第三者からわかりません。
そのため、会社において経費処理ができなくなったり、税務申告の際に調査の対象となったりする恐れが高いため注意しなければなりません。
領収書には、必ず但し書きの記載が必要となります。
ただし、但し書きの書き方は必ずこう書かなければならないという事項が決まっているわけではないため、どう書くのが良いかわからないというケースも少なくありません。
そこで本記事では、領収書を書く際のポイントと注意点を解説します。
本記事を読むことで、領収書の書き方がわかり、経理処理や税務処理において領収書を大いに役立てられるようになります。
目次
領収書の但し書きとは？
領収書の但し書きは、金銭が交換された取引の詳細を示す部分であり、経理や税務処理の際の重要な手がかりとなります。
具体的には、支払われた金額が何のためであるかを明示するための記載事項として、位置づけられています。
たとえば、飲食店での支払いの際には「飲食代」として、書店での購入時には「書籍代」として、支払いの目的や内容を但し書きとして記載します。
領収書の但し書きは、会社の経理担当者がどのような経費として計上すべきか、また、税務上どのように取り扱うべきかを判断するための基礎となる情報を提供するものです。
とくに、税務調査の際には、但し書きの部分が適切に記載されているかが、確認の対象となることがほとんどです。
正確な但し書きがあることで、取引の透明性が保たれ、税務上の不整合や疑念を避けることができます。
しかし、但し書きが不適切であったり、表現が曖昧であったりすると、経費としての計上が認められないリスクや、税務調査での問題が生じる恐れが高まります。
たとえば、「品代」という一般的な表現や、但し書きが完全に記載されていない場合、具体的な取引内容が不明確となり、領収書の信頼性が低下するため注意が必要です。
領収書の但し書きは、金銭取引の内容や目的を明確に伝えるための非常に重要な部分です。
正確かつ具体的な記載を心がけることで、経理や税務処理の際の誤解や問題を避けられます。
そのため、金銭の交換を伴う取引が行われた場合には必ず領収書を発行してもらい、但し書きを書いてもらうようにしましょう。
領収書に必要な記載事項
領収書は、商品やサービスの対価として金銭を受領した際に発行する証明書類です。
領収書には、取引を明確にするという役割があるので、特定の情報について明確に記載することが求められます。
実務上は、取引の日付、発行者の名前、受領者の名前、受領した金額、但し書きが領収書に記載されます。
なお、必ず領収書に記載しなければならない事項が決まっているわけではありません。
取引の日付は、金銭の受領が行われた日を示し、これにより取引のタイミングを明確にすることができます。
発行者名は、領収書を発行した企業や個人の名称を示し、受領者名は金銭を支払った側の名称を示します。
領収書の情報は、取引に関する双方の確認や後日の問い合わせなどの際に必要となるため、正確に記載しなければなりません。
受領金額は、取引で受け取った金額を示すもので、これにより取引の金額が明確になります。
一方、但し書きは、取引の内容や目的を具体的に示す部分で、たとえば「事務消耗品代」といった形で、購入した商品やサービスの内容を示すことが一般的です。
また、特定のケースでは、2023年10月1日から開始となったインボイス制度にのっとって、追加の記載が必要となることもあります。
「追加の記載」とは、具体的には、書類作成者の名称、取引内容、税率ごとの税込対価の額などのことです。
領収書の作成に際しては、基本的な記載事項を欠かさず、かつ正確に記入することが求められます。
とくに、税務調査などの際には、領収書の内容が適切に記載されているかがチェックされるため、注意深く作成することが重要です。
但し書きを書く際の3つのポイント
領収書の但し書きは、取引の内容や目的を具体的に示す部分であり、税務調査や経理処理の際に重要な役割を果たします。
そのため、但し書きを記載する際には、特定のポイントを意識して正確かつ具体的に記述することが求められます。
以下では、但し書きを書く際の3つのポイントを詳しく解説します。
①品代の記載は避け具体的な品名を記入
「品代」や「お品代」といった抽象的な表現は、具体的な取引内容が不明確となるため、避けるべきです。
税務調査の際、不明確な記載があると、問題となる恐れが高まります。
代わりに、購入した商品や利用したサービスの具体的な名称やカテゴリーを明確に記載することが大切です。
たとえば、「事務消耗品代」と記載するのではなく、「ファイル代」や「弁当5人分」といった具体的な内容を示す形での記載がより望ましいでしょう。
②事実を正しく記入
但し書きには、取引の事実を正確に反映した内容を記載することが必須です。
事実と異なる内容を故意に記載すると、私文書偽造罪（刑法159条）に該当する恐れがあり、法的な罰則が科される恐れがあります。
そのため、事実を正確に、そして真摯に記載することが非常に重要です。
③複数品目があるときは代表とする内容を記入
一度の取引で複数の商品やサービスを購入した場合、すべての品目を詳細に記載するのは煩雑になることがあります。
複数品目がある場合、もっとも高額な商品や代表的な品目を記載し、その後に「ほか○点」といった形で、ほかの品目の数を示す方法が効果的です。
これにより、領収書がシンプルで読みやすくなり、同時に取引の内容も適切に伝えることができます。
但し書きの具体例
領収書の但し書きは、取引の内容を具体的に示す部分であり、その記載方法によっては税務調査などの際に問題となる恐れがあります。
具体的な記載は、税務上の問題を避けるだけでなく、経理処理をスムーズに行うための重要な手がかりとなるものです。
以下では、飲食店での支払いを中心に、但し書きの具体的な記載例をいくつか挙げます。
飲食店での支払いは、多岐にわたる商品やサービスが含まれることがほとんどです。
たとえば、ランチやディナーの際には「飲食代」という一般的な表現を使用することができます。
しかし、より具体的には「ランチセット代」や「ディナーコース料金」といった表現を選ぶことで、支払いの内容を明確にすることが可能です
飲みものに関しては、単に「飲みもの代」と記載するのではなく、「ビール3杯代」や「ワイン1本代」といった具体的な内容を示す記載が推奨されます。
また、デザートやアラカルトメニューの注文があった場合、それぞれ「ケーキ代」や「サラダ代」といった具体的な品目を記載することで、取引の内容を正確に伝えることが可能です。
そのほかにも、特別なサービスや料金が発生した場合、たとえば「特別席利用料」や「プライベートルーム利用料」といった具体的なサービス内容を反映した記載を行うことが望ましいといえるでしょう。
但し書きの具体的な記載は、領収書が正確に取引の内容を反映するためのものであり、税務調査や経理処理の際にも大きな役割を果たします。
正確かつ具体的な記載を心がけることで、後のトラブルを避けることができるでしょう。
但し書きを記入する際の注意点
領収書の「但し書き」は、取引の詳細を示す部分であり、経理業務において非常に重要です。
但し書きを記載する際には、いくつかの注意点を考慮する必要があります。
経費として認めてもらうため飲食代は必ず詳細を記入
飲食に関する支出を経費として認めてもらうためには、但し書きに具体的な内容を詳細に記載することが必要です。
たとえば、単に「飲食代」とだけ記載するのではなく、「ランチ代」「夕食代」「コーヒー代」など、具体的な内容を明確にすることが求められます。
さらに、金額によっては交際費や会議費といった項目が変わることがあるため、正確な取引内容を反映する記載が不可欠です。
但し書きの詳細な記載は、税務調査の際にも問題が起きにくくなります。
但し書きは空欄にしない
但し書きの部分を空欄にすることは避けるべきです。
空欄の場合、支出の内容が不明確となり、経理上の問題や税務調査の際に問題となる可能性が高まります。
領収書は取引の証明書としての役割を果たすため、取引内容を正確に反映することが重要です。
空欄のままでは、その証明力が低下し、後々の業務に支障をきたす可能性があります。
領収書の受領者側は但し書きの記載変更はしない
領収書を受け取った側は、但し書きの内容をあとから変更することは避けるべきです。
但し書きの変更は、取引の内容が正確に反映されていないという疑念を生む恐れがあり、信頼性の低下や税務上の問題を引き起こす恐れがあります。
領収書の内容に誤りや不明確な点がある場合は、発行者に訂正や再発行を依頼するのが適切です。
記載変更は、経理の正確性や企業の信頼性を損なう恐れがあるため避けるべきです。
領収書に関するよくある質問
領収書は日常的に取り扱われるものであり、経理業務の中でもとくに重要な役割を果たしています。
そのため、領収書に関する疑問や質問は、経理業務において多く寄せられるものです。
以下では、領収書に関するよくある質問とその回答を詳しく解説していきます。
相殺の領収書の場合は但し書きはどう記入したらよい？
会社取引の中には、相殺という取引が存在します。
取引の相殺は、双方が売掛金や買掛金を持っている場合に、その代金を相殺する取引のことです。
取引の相殺が行われた場合、領収書では但し書きに「相殺金」と記載します。
「相殺金」という記載によって、通常必要とされる印紙税が不要になるのが特徴です。
取引の金額に関係なく、印紙税が発生しない点を理解しておくことが重要です。
レシートは領収書の代わりになる？
レシートと領収書は、いずれも取引の証明としての役割を果たしますが、性質や用途は異なります。
レシートは、購入した商品やサービスの詳細な内容とその金額を示すもので、主に消費者向けに発行されるものです。
一方、領収書は、金銭の受領を証明する書類として、とくに法人間の取引で重要視されます。
経理や税務の観点からは、領収書が必要とされる場面がほとんどです。
しかし、一部のケースでは、レシートを領収書として取り扱うことも認められています。
レシートを領収書の代わりに活用する場合には、必要な情報がすべて記載されているか確認し、適切に管理することが求められます。
領収書の宛名は空欄でもよい？
領収書の宛名部分を空欄にすることは原則として避けるべきです。
宛名は、金銭を支払った側の名称や個人名を示す部分であり、取引の当事者を明確にするための重要な情報です。
宛名が空欄の場合、領収書が誰のものであるか、どの取引に関連するものであるかが不明確となり、経理上の問題や税務調査の際に問題となる可能性があります。
とくに法人として領収書を受け取り、経費として扱う場合には、宛名の記載が不可欠です。
もし宛名が空欄の領収書を受け取った場合は、発行者に再発行や訂正を依頼することが推奨されます。
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まとめ
領収書の但し書きは、取引の内容を具体的に示す部分であり、正確な記載が求められる重要な部分です。
領収書の書き方には、取引の詳細を明確に伝えるためのいくつかのポイントが存在します。
まず、但し書きには「何に対して対価を支払ったのか」を具体的に記載することが基本です。
たとえば、飲食代、切手代、タクシー代など、支払いの目的や内容をはっきりと示す表現を選ぶことが推奨されます。
また、一般的な「お品代」という曖昧な表現は、とくに法人での取引においては適切でないとされています。
具体的な内容がわからないため、税務調査などの際に問題となる恐れがあるからです。
そのため、具体的な品目やサービス名を明記することが重要です。
但し書きは必ずしも必須ではありませんが、記載がない場合、どのような支出であるのかが不明確となり、経理や税務の処理に支障をきたす可能性があります。
とくに法人として経費を計上する際には、但し書きの記載が不可欠です。
領収書の但し書きを記載する際には、取引の実態を正確に反映すること、明確かつ具体的な表現を選ぶこと、税務や経理の要件をしっかりと理解しておくことが求められます。
正確な但し書きの記載は、信頼性の高い経理処理をサポートし、税務上のリスクを低減するための鍵となるため、適切に対応しましょう。
