企業を効率的に運営していくためには、目標を設定しその目標を数値に落とし込んで、目標値と実績値を把握することが必要です。目標値と実績値を把握するためのツールとして多くの企業は予実管理（予算と実績の管理）を行っています。
本記事では予実管理の基本を解説します。予算管理との違いや具体的な予実管理の方法も解説するので予算管理を実践して経営の効率化に努めましょう。
目次
予実管理とは
予実管理は企業の経営活動において非常に重要な役割を果たすマネジメント手法の一つです。
予実管理とは事前に設定された予算と実際の結果、すなわち実績を定期的に比較・分析することで経営の進捗や成果を明確にするための手続きのことをいいます。
予算管理のプロセスを通じて、企業は経営の方針や目標に対する達成度を評価し、その結果に基づいて今後の方針や戦略を修正・調整することが可能です。
予実管理の主な目的は目標達成までの進捗度合いを確認可能とすることにあります。予算と実績の乖離を定期的にチェックしてその乖離が生じた原因や背景を理解することが可能です。
たとえば、売上が予算を下回った場合、原因は市場環境の変化、競合との競争の激化、製品の品質問題など、多岐にわたる可能性が考えられます。予実管理をおこなうことで、これらの原因を特定し、適切な対策を迅速に講じることが可能となります。
また、予実管理は経営者やマネージャーだけでなく、各部門や担当者にとっても有益なツールです。それぞれの部門や担当者が自らの業績を客観的に評価し、自らの業務改善や目標設定に活用できます。
したがって、予実管理は企業全体の効率性を向上させるための鍵となる手法といえるでしょう。
予実管理と予算管理の違い
予実管理と予算管理は、経営管理の中で頻繁に取り上げられるテーマであり、その名称の類似性から混同されることが多いテーマです。
しかし、予実管理と予算管理は異なる目的を持っています。
予算管理は、事前に設定された経営の目標や方針を具体的な数値で表現し、それを基に業務活動を進めるための管理手法です。
予算の策定には、将来の収益や支出を予測し、それに基づいて資源の配分や投資計画を決定するプロセスを含みます。また、予算の調整は、環境の変化や業績の進捗に応じて、予算を見直し、再配分する作業を指します。
予算管理の主な目的は、経営資源を最適に活用し、経営の効率を最大化することです。
一方、予実管理は、予算（計画）と実際の業績（実績）との間の差異を明確にし、その原因を分析することを中心としたマネジメント手法です。
予算と実績の分析を通じて、経営の進捗や問題点を明らかにし、必要に応じて対策を講じることができます。予実管理の主な目的は、目標の達成度合いをリアルタイムで把握し、なぜ差異が生じているかを明らかとしたうえで、その対策のための意思決定をサポートすることです。
近年のIT技術の進化に伴い、予実管理をサポートするツールやシステムが続々と開発されています。
たとえば、SFA（Sales Force Automation）は、営業活動の予実管理をサポートするツールとして注目されています。このようなツールを活用することで、予実管理の精度や効率を大幅に向上させることが可能です。
予実管理ツールは、データの収集、分析、レポート作成などの作業を自動化し、管理者の負担を軽減するとともに、より高度な分析や予測を可能にします。
とくに、クラウド技術やAI技術を活用したツールは、リアルタイムのデータ分析や高度な予測分析を実現し、経営の迅速な意思決定をサポートするツールです。
予実管理の具体的なやり方
予実管理は、企業の経営目標や業績を数値化し、その実績との乖離を明確にすることを目的としたマネジメント手法です。予実管理によって、経営の進捗状況を正確に把握し、必要な対策を迅速に講じることができます。以下では、予実管理の具体的な手順について詳しく解説します。
予算目標を立てる
予算目標の設定は、予実管理の基盤を築く極めて重要なプロセスです。
予算目標設定の段階で、経営目標を達成するための活動目標を具体的な数値にして、企業の方向性やビジョンを明確にします。
具体的な手順としては、まず過去の実績データや市場の動向、競合の状況などを基にして、次期の売上や利益、費用などの予測を行います。
たとえば、年間売上額1,000万という予算目標を企業によっては設定するケースもあるでしょう。ここで注意すべきは、この予算が過去の実績から過度に離れていないことが重要です。
昨年度の年間売上高の実績が200万円であるにもかかわらず、年間売上高1,000万円を設定するのは無謀であるといえるでしょう。実現不可能な予算目標の設定とならないように注意が必要です。
次に、これらの予測をもとに、部門ごとやプロジェクトごとの詳細な予算を策定します。この際、関係各所との調整や合意形成が不可欠です。各部門やプロジェクトのリーダーと連携を取りながら、リソースの配分や優先順位を決定します。
また、予算目標設定の際には、各目標における責任の明確化が極めて重要です。
誰がどの目標を持ち、どのようなアクションを取るのかを明確にすれば、目標達成に向けた組織全体の動きがスムーズになります。
さらに、定期的なミーティングを設けて、予算目標の進捗状況を共有し、必要に応じて微調整をおこなうことも大切です。これにより、業績の進捗をリアルタイムで把握し、迅速な意思決定をサポートできます。
月次決算をおこなう
月次決算は、企業の健全性を維持し、成長を続けるための基盤となるプロセスです。
月次決算では、予算と実績の差異を確認します。毎月予算と実績の差異を定期的に確認すれば、業務の進捗や経営状況をリアルタイムで把握することが可能です。このリアルタイムの情報は迅速な意思決定や戦略の修正に役立ちます。
月次決算の手順としては、まず各部門からのデータを集約し、売上、費用、利益などの主要な業績指標を計算します。これにより、目標との乖離や前月、前年同期との比較を行い、業績のトレンドを分析します。ここでは、売上の伸び悩みや利益率の低下などといった問題点を早期に発見するのが重要です。
さらに、月次決算の結果をもとに、各部門やプロジェクトの業績を詳細に分析します。
これにより、問題の原因や改善の方向性を特定できます。たとえば、売上が予算を下回った場合、その原因は新製品の不振、競合との価格競争、市場の縮小など、多岐にわたる可能性が考えられるため、その原因を特定するために追加的な分析を行います。
また、月次決算の結果は、経営者や関係者とのミーティングで共有されることが一般的です。これにより、経営のトップダウンの意思決定だけでなく、ボトムアップの意見や提案も取り入れることができ、より適切な経営判断を下すための情報が得られます。
予算目標と実績を分析する
予算と実績の比較分析は、企業の経営活動を適切に管理し、経営資源を最適に配分するための鍵となるプロセスです。予算と実績の分析をおこなうことで、業績の向上やリスクの低減、そして経営の効率化を実現できます。
まず、予算と実績のデータを並べて比較して、どの部門やプロジェクトが予算を上回ったり、下回ったりしているのかを明確にします。この比較をもとにして、具体的な数値やパーセンテージで予算と実績の乖離の度合いを計算し、その結果をグラフやチャートで視覚的に表現するのが一般的です。
次に、乖離が大きい項目については、その原因を詳細に分析します。
たとえば、売上が予算を大きく上回った場合、新製品のヒットやマーケティング活動の成功、新規顧客の獲得などが考えられるでしょう。逆に、売上が予算を下回った場合、市場の縮小や競合との競争激化、製品の品質問題などが原因として挙げられます。
原因分析をおこなうことで、今後の経営戦略や業務改善の方向性を明確にできます。原因分析の結果をもとに、具体的な改善策やアクションプランを立案し、実行に移すことが重要です。
PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）を活用すれば、予実管理のサイクルを継続的に回すことができます。とくに、Check（検証）とAct（改善）のフェーズでは、予算と実績の比較分析の結果を活用し、経営の方向性や戦略を適切に修正・調整するのが求められます。
予実管理をうまくおこなうためには
予実管理は、企業の経営を円滑に進めるための重要なツールの一つです。計画した予算と実際の結果を比較し、その差異を分析することで経営の課題や改善点を明確にできます。以下では、予実管理をうまくおこなうためのポイントを解説します。
適切な予算にする
予算は、企業の経営目標を達成するための計画です。
そのため、予算を設定する際には現状の業績や市場の動向、将来の見込みなどをしっかりと分析し、適切な金額を設定するのが重要です。
予算策定の際には、過去のデータや業界の平均値、競合ほか社の動向なども参考にすると良いでしょう。達成不可能な予算を設定するのは従業員への過度なプレッシャーを生み出す可能性があるので注意が必要です。
さらに、予算は単なる数字の羅列ではありません。
それぞれの数字には背後に具体的な戦略や取り組みが存在します。たとえば、売上予算を増加させる場合、新商品の投入やマーケティング活動の強化などの戦略が必要となります。そのため、予算を設定する際には具体的なアクションプランもあわせて考えることが大切です。
また、経営環境は常に変動しています。新たな競合の登場、経済の変動、技術の進化など、さまざまな外部要因が予算の達成を難しくする場合もあるでしょう。そのため、予算の設定は一度きりではなく、定期的に見直しを行い変化する状況に応じて柔軟に対応することが求められます。
とくに、四半期ごとの予算の見直しや中間決算を活用して必要に応じて予算を修正することで、より現実的な経営目標の達成を目指すことができます。
定期的にチェックして課題を改善する
予実管理の中心的な活動は予算と実績の差異を特定しその原因を分析することです。
予実管理を効果的におこなうためには定期的なチェックが不可欠となります。
実績を定期的にチェックすることで業績の進捗状況をリアルタイムで可視化でき、経営者や関係者は現状の業績を正確に把握できます。これにより、必要な対策を迅速に実施可能です。さらに、予算との乖離を早期に発見して問題が拡大する前に適切な対応を取ることができます。
これは経営のリスクを低減し企業の競争力を維持・向上させる上で非常に重要です。また、定期的なチェックをおこなうことで、具体的なアクションプランを策定しやすくなります。
定期的なチェックを通じて部門間やチーム間のコミュニケーションも強化されるため、組織全体の連携も向上します。コミュニケーションの強化を通じて、より効果的な経営活動を展開することが可能です。
また、定期的なチェックと改善のサイクルを繰り返すことで組織内に継続的な改善の文化が醸成され、企業の持続的な成長と革新を支える基盤が築かれます。
PDCAサイクルを実践する
PDCAサイクルは「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（確認）」「Act（改善）」の4つのステップから成るマネジメントサイクルのことをいいます。
PDCAサイクルは組織の業績向上や課題解決のための基本的なフレームワークとして広く認知されている手法です。
予実管理においても、このPDCAサイクルを実践することで、経営の課題を継続的に改善していくことができます。
「Plan」の段階では事前に目標や予算を設定し、どのようなアクションを取るかの計画を立てます。この段階での計画は、過去の実績や市場の動向を基にして策定されるのがほとんどです。
次に「Do」の段階では計画に基づいて具体的な行動や取り組みを実施します。
続く「Check」の段階では実施した取り組みの結果や実績を確認し、予算や計画との乖離を明確にします。
この段階での予算と実績の比較や分析は次の「Act」の段階での改善策を考える上で非常に重要です。もし計画と実績に大きな乖離があった場合、その原因を特定しどのような対策を講じるかを検討します。
最後の「Act」の段階では、前の段階で特定された課題や乖離を基に改善策を実施します。そして、この改善策の結果を再び「Plan」の段階で取り入れ、新たな計画を策定することで、サイクルを繰り返します。
このように、PDCAサイクルを継続的に回すことで組織の業績や取り組みの質を段階的に向上させることが可能です。予実管理においてもこのサイクルをしっかりと実践することで、経営の効率化や目標達成の確率を高めることが期待されます。
部門ごとのKPIを設定しておく
KPI（Key Performance Indicator）は、業績を評価するための指標であり、企業や組織の目標達成度を測るための重要なツールです。
部門ごとにKPIを設定することで各部門の業績を客観的に評価することができ、その結果として組織全体の業績向上に寄与します。
部門ごとのKPIを設定するメリットは多岐にわたります。
まず、各部門の役割や責任が明確になります。KPIを通じて、各部門がどのような目標を持ち、どのような成果を上げるべきかが具体的に示されるため、部門の方針や戦略の策定が容易になるでしょう。
また、KPIをもとにした評価は、部門間の競争意識を高めるとともに、部門内のチームワークや連携を促進します。部門が共通の目標に向かって取り組むことで、組織内の一体感やモチベーションが向上し、結果的に業績の向上を促す効果が期待できます。
さらに、部門ごとのKPIを定期的に確認することで、業績の進捗状況や課題がリアルタイムで把握可能です。これにより、必要に応じて迅速な対応や改善策を講じることが可能となり、経営の効率化やリスクの低減が図られます。
予実管理においても、部門ごとのKPIを設定し、それを基にした評価をおこなうことで、より具体的な改善策を考えることが可能です。
具体的なKPIの数値や目標をもとに、部門の業績や取り組みの質を継続的に向上させる取り組みが可能となり、組織全体としての競争力の強化につながります。
予実管理表の作成方法
予実管理は、企業やプロジェクトの目標達成状況を分析するための手法として広く用いられています。とくに、予算と実績の比較をおこなうことで、経営の実態を把握し、経営目標の作成や達成管理を効果的におこなうことができます。
予実管理表の作成方法には、主にエクセルを使用する方法と、専用の予実管理システムを使用する方法の2つが一般的です。
エクセルで作成する
エクセルは、予実管理のためのツールとして非常に人気があります。
その理由として、導入のハードルが低く、多くの企業や個人が既に使用しているため、教育コストを抑えることができる点が挙げられます。
エクセルの機能性は高く、シートのカスタマイズや関数を使用して、複雑な計算も簡単におこなうことが可能です。
エクセルを使用する場合、A列に売上高や経費、利益などの必要な項目を入力し、B列以降に月ごとの予算や実績を記入していくことで、一目で予算と実績の差異を確認することができます。
また、グラフやチャート機能を使用して、視覚的にデータを分析することも可能です。定期的にPDCAサイクルを回すことで、企業活動の安定や業務改善を図ることができます。
しかし、エクセルにはいくつかのデメリットも存在します。
たとえば、同時編集が難しいため、複数の人が同じファイルを編集する場合には、バージョン管理が必要となります。
また、リアルタイムでの共有が困難であるため、最新のデータを常に共有する必要がある場合には、ほかのツールとの連携が求められることもあるでしょう。
さらに、ファイルのサイズが大きくなると、処理速度が遅くなることや、ファイルが破損するリスクも考慮する必要があるので注意が必要です。
予実管理システムで作成する
近年、専用の予実管理システムの導入を検討する企業が増えてきました。この動向の背景には、経営の効率化や精度向上のニーズが高まっていることが挙げられます。
予実管理システムは、エクセルと比較して多くのメリットを持ったツールです。
まず、専用システムの最大のメリットとして、データの一元管理が可能であることが挙げられます。
エクセルでは、データが散在してしまうことが多いのに対し、専用システムではすべてのデータを一つのプラットフォーム上で管理可能です。
これにより、データの整合性を保ちやすくなり、誤入力や二重入力のリスクを大幅に減少させることができます。
また、専用システムは、リアルタイムでのデータ共有が可能です。
これにより、経営層や関係者が常に最新の情報を元に判断を下すことができ、迅速な経営判断をサポートします。さらに、セキュリティ面でも高度な機能を備えており、機密情報の漏洩リスクを低減させることも可能です。
専用システムのもう一つの特徴として、カスタマイズの柔軟性があります。
企業のニーズや業種にあわせて、機能の追加やカスタマイズが可能であり、企業独自の予実管理のフローを構築することも可能です。これにより、企業の経営戦略や目標に合わせた最適な予実管理を実現できます。
総じて、専用の予実管理システムは、エクセルを超える多くの機能やメリットを持っており、経営の効率化や精度向上を実現するための強力なツールとして注目されています。
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経理業務は全体像がわかればもっと効率的に！
経理の仕事は、伝票起票や経費精算など細かな日次業務が多く、全体像を見失いがちです。
その結果「何のためにこの業務をしているんだろう」とモチベーションの低下に繋がることもあります。
そのため、経理の仕事は特に、常に全体像を捉えながら進めていかなければなりません。
イメージとしては日々の仕事を「点」ではなく「線」として捉えること。
毎日の仕訳にしても、何となく取引金額を入力するのではなく、自社や取引先の財政状態や経営成績を念頭に置いたうえで入力することが大切です。
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まとめ
予実管理は、事前に設定された予算と実際の業績を比較・分析する手法であり、経営の進捗や目標達成度を明確にするための重要なツールです。
予算管理と予実管理は密接に関連しているもののその焦点や目的に違いがあるので、しっかり区別しておきましょう。
具体的な予実管理のやり方には、予算目標の設定、定期的な実績のチェック、そして予算と実績の分析が含まれます。このプロセスを通じて、企業は経営の課題や改善点を特定し、より効果的な経営判断を下すことが可能です。
本記事を通じて、予実管理の重要性とその具体的な手法、そして予算管理との違いについての理解を深めることができたはずです。本記事で学んだ知識を活用して、経営の効率化と目標達成に向けて実践しましょう。
